Manual...

Con este manual aprenderás varias cosas relacionadas con el uso de GanttProject, que es una aplicación de ayuda a la gestión de proyectos. En particular, aprenderás a:

1.      Especificar las tareas en que se descompone un proyecto.

2.      Asignar recursos a las tareas (en particular, asignar fechas de inicio y final de cada tarea, y especificar qué miembro del grupo va a realizarla).

3.      Establecer precedencias entre las tareas.

4.      Generar informes relativos a la gestión del proyecto (diagrama de Gantt, diagrama de recursos, diagrama PERT, etc.)

La forma más cómoda de realizar esta la práctica es abrir una ventana en tu ordenador que contenga este enunciado, de forma que puedas ir llevando a cabo en el ordenador las operaciones que aquí se especifican.

GESTION DE PROYECTOS.

La gestión de proyectos es el conjunto de tareas que hay que realizar para garantizar que el proyecto se lleva acabo con los recursos previstos y con los resultados esperados.

Las tareas de gestión de proyectos son muy variadas y algunas muy complicadas. En nuestro caso, nos centraremos en tareas muy simples pero esenciales para la gestión de proyectos. Estas tareas son:

¨      Descomponer el proyecto, en una serie de tareas y subtareas. Estas tareas normalmente tendrán unas precedencias entre ellas, de forma que algunas tareas no podrán empezar hasta que hayan acabado otras previas.

¨      Asignar recursos a las tareas. En concreto, establecer las fechas de inicio y final de cada tarea y especificar qué miembro o miembros del grupo deben realizarla.

¨      Generar informes y diagramas que reflejen las decisiones tomadas, y que permitan realizar un seguimiento efectivo del proyecto.

INSTALACION.

Para instalar el programa se accede a la página principal de la web del programa: http://ganttproject.biz/download.php

El programa puede instalarse para ser empleado desde sistemas Windows, Linux, Mac u otros, en los que esté disponible una versión del entorno de ejecución Java.

Para la ejecución del programa por lo tanto es necesario que la máquina virtual de Java este instalada en el sistema operativo que utilicemos. En caso de no estar disponible, se puede descargar e instalar de la siguiente dirección: http://java.com/download/

Ya que esta todo listo y el programa ya se instalo, al abrir GanttProjecto tendremos esta vista:

Para empezar a crear nuestro proyecto damos clic sobre “Archivo” y “crear nuevo” o lo podemos hacer con la combinación de teclas “Ctrl+n”

A continuación nos aparecerá una ventana donde realizaremos 3 pasos con la información de nuestro proyecto introduciremos los datos generales del proyecto, nombre, organización entre otras.

Paso 1:

Paso 2:

Incluye el uso de plantillas predefinidas con algunos aspectos como el tipo de integrantes del equipo desarrollador del proyecto (indefinido y encargado de proyecto para proyectos genéricos, o bien,  desarrollador, documentador, encargado de pruebas, diseñador gráfico, etc… para proyectos de desarrollo de software). Seleccionamos ambas opciones:

 Paso 3:

Finalmente debemos fijar los festivos en los que se supone que no vamos a trabajar. Escogemos los sábados y domingos, así como las festividades asociadas a el lugar donde trabajaremos:

El paso siguiente seria definir las tareas.

En caso de que el proyecto fuera de un cajero cinema la definición de tareas seria algo como esto:

En este ejemplo por lo tanto tenemos tareas principales (primer y segundo prototipo). La primera tarea la hemos descompuesto en 5 subtareas. La segunda tarea de momento no la descomponemos en subtareas.

Para crear una tarea en Gantt Project, basta con pulsar en el menú general sobre “Tarea”- “Nueva tarea”.

Repetimos la misma operación para todas las tareas, pero añadiendo la numeración de tareas, para mantener el formato.

Si se deseara incluir una nueva tarea entre dos, basta con colocarse sobre la tarea anterior y solicitar “Nueva Tarea”, con lo que la nueva tarea se insertaría a continuación.

Ahora indicaremos que algunas tareas son realmente subtareas de una principal. Para ello, basta situarse sobre una subtarea y pulsar sobre el iconoÞ. Con ello estaremos “intentando” la tarea, que equivale a decir que es una subtarea de la anterior.

Observa que la barra correspondiente a la tarea 1 en el calendario de la derecha ha dejado de ser azul para convertirse en una “llave”. Esto se debe a que ha dejado de ser una tarea para convertirse en un bloque que abarca a sus subtareas.

DISTRIBUCION DE TAREAS EN EL CALENDARIO.

Hasta ahora nos hemos limitado a crear una lista con las tareas. Es por ello que el programa las sitúa por defecto con inicio en su día de creación y duración total de un día.

Siguiendo con el ejemplo del cajero cinema la tabla siguiente indica cuándo (en qué sesión) deben estar finalizadas cada una de las tareas y subtareas, de acuerdo con la planificación del proyecto del cajero cinema. Consulta el calendario de sesiones de tu grupo de Introducción a las Computadoras, para identificar las fechas concretas de cada una de las sesiones que aparecen en la tabla.

Como ejemplo, supondremos que las fechas de las sesiones que marcan el inicio o fin de las subtareas del primer prototipo son:

 ¨      S11 30 de noviembre

 ¨      S12 14 de diciembre

 ¨      S13 21 de diciembre

 ¨      S15 18 de enero

Así, para la subtarea T1.1 escogeremos como fecha de inicio el 30 de noviembre y fecha de fin el 14 de diciembre. Para modificar las fechas de inicio y fin de tarea (o para modificar otras propiedades de la tarea), seleccionamos la tarea, colocándonos sobre su nombre y accedemos al menú “Tarea” - “Propiedades de la tarea”, o bien también podemos seleccionarlo empleando el botón secundario del ratón sobre la tarea en cuestión. Si haces esto con la subtarea T1.1, verás una imagen como la siguiente:

Observa que en esta ventana se pueden asignar las fechas de la tarea, ya sea mediante el inicio y fin, o también indicando la duración (10, en días). Se pueden asignar prioridades y progreso de la tarea, de lo cual prescindiremos, así como de las pestañas “Antecesores” y “Columnas personalizadas”, que exceden las pretensiones de este documento. La pestaña “Editar Notas” es tan simple como un simple espacio para incluir cualquier tipo de observaciones asociadas a la tarea (por ejemplo, “a realizar en casa del cliente”, o “seguir las instrucciones contenidas en el manual”).

Modifica ahora las fechas de inicio y final de la tarea T1.1, y de todas las demás. Como resultado, debes obtener una distribución como la que muestra la imagen siguiente:

El diagrama temporal que aparece a la derecha te muestra cómo se distribuyen las tareas y subtareas a lo largo del tiempo.

 Tareas vinculadas y diagrama de Gantt.

Normalmente ocurrirá que algunas tareas del proyecto no pueden iniciarse hasta que no hayan acabado otras. Puede existir, por tanto, una relación de precedencias entre tareas. Por ejemplo, la tarea T1.1 debe acabarse antes de iniciar las tareas T1.2, T1.3 y T1.4, y estas tres tareas deben acabarse antes de iniciar la tarea T1.5.

Para establecer estas vinculaciones haz lo siguiente. Abre la ventana de propiedades de la tarea T1.2, y selecciona la pestaña de antecesores. Esa opción te permitirá seleccionar la tarea T1.1 como antecesora, tal y como muestra la imagen siguiente:

Repite esto con todas las tareas que sean necesarias y el resultado final será parecido más o menos como en la siguiente imagen:

 

El diagrama que se muestra a la derecha, muestra la distribución temporal de las tareas, con indicación de las precedencias, se llama Diagrama de Gantt.

Asignación de las tareas al equipo de trabajo

Finalmente veremos cómo asignar recursos a las diferentes tareas (por ejemplo, quién va a hacer cada tarea). El procedimiento es muy similar al de generación de nuevas tareas.

Para crear un nuevo recurso, basta con pulsar en el menú general sobre “Recurso”- “Nuevo recurso” .

Como se ve, crear un nuevo recurso consiste, básicamente, en incluir los datos del mismo, incluyendo la función que va a desempeñar (de entre una serie de roles predefinidos). En este caso lo más apropiado parece ser designar a todos los miembros del equipo como “Desarrollador”. Obsérvese que para proyectos más complejos, el trabajo puede ser más especializado y podrían designarse miembros del equipo que cubrieran exclusivamente las tareas de validación (“Encargado de pruebas”), de documentación (“Documentador”), etc.

Desde esta sencilla ficha también se puede señalar los días libres de que dispondrá cada miembro del equipo como, por ejemplo, el período de Navidad (del 24 de diciembre al 6 de enero). Esta previsión permite planificar cómo cubrir determinadas tareas del proyecto cuando algunos miembros del equipo están de vacaciones o no disponibles, lo cual no necesariamente es siempre lo mismo para todos. Introduce de esta forma los datos de los tres (o cuatro) miembros del equipo.

Finalmente, para asociar cada recurso a las diferentes tareas, debemos volver al modo Gantt, pulsando sobre la pestaña correspondiente localizada justo bajo el conjunto de iconos.

Seleccionamos una tarea cualquiera, colocándonos sobre su nombre y accedemos al menú de propiedades. La pestaña “Recursos” de ese menú nos permite asociar miembros del equipo a la tarea. Por ejemplo, probablemente la tarea T1.1 la haréis todos juntos. Por tanto, asignaremos a esta tarea el recurso todos.

Debe repetirse lo mismo para el resto de las tareas. Asigna arbitrariamente las tareas T1.2, T1.3 y T1.4 a cada miembro del grupo, y la tarea T1.5 a todos. Ya modificaréis esta asignación en el momento que repartirás el trabajo. Una vez finalizada la asignación, si observamos el diagrama de recursos resultante, debiera ser algo similar a esto:

Cada barra azul que sigue a cada tarea sitúa en el diagrama temporal (de semanas del año) el momento en que debe realizarse. Los huecos que aparecen semana a semana se corresponden con los fines de semana (recuerda que hemos dicho que no trabajaremos esos días). La barra azul que sigue al nombre de cada miembro del equipo muestra su ocupación a lo largo del tiempo. El diagrama también nos indica qué tarea es la que realiza cada miembro del grupo. Supón ahora que el equipo decide que hay que realizar una subtarea que no se había previsto (la subtarea T1.6), y que consiste en documentar el proyecto.

La marca en rojo indica que durante un periodo de tiempo se tiene que hacer dos cosas al mismo tiempo. Es decir, durante ese periodo, si se hace la tarea T1.2 no puede hacer la T1.6, a menos que reparta el tiempo entre esas dos tareas. Para establecer ese reparto de tiempo, vamos a la pestaña en que se asignan recursos a las tareas T1.2 y T1.6, e indicamos que se dedicará el 50% del tiempo a cada tarea.

Si ahora volvemos a mostrar el diagrama de recursos, veremos algo así:

Diagrama PERT del proyecto

Otro diagrama de utilidad es el diagrama de PERT que se obtiene en la pestaña Ver del menú principal. Un diagrama de PERT para el proyecto que estamos especificando tiene este aspecto siguiente.

A lo largo de la ejecución del proyecto es posible que algunas tareas queden incompletas, se realicen mal o, simplemente, ni se lleguen a iniciar. En algunos casos, tales incidencias no afectan a la finalización del proyecto, aunque puedan afectar a su calidad, documentación o robustez. En otras ocasiones, el incumplimiento de determinadas tareas conlleva el fracaso del proyecto. El diagrama PERT se suele emplear para visualizar de forma rápida lo que se conoce como el camino crítico del proyecto, aquel que si es interrumpido en algún punto provoca que el proyecto no alcance sus objetivos.

Documentación del proyecto

Una vez finalizada la creación del proyecto, éste puede resumirse en su diagramas de Gantt y de recursos, que pueden enviarse directamente a la impresora, ser capturados mediante las teclas Alt + ImpPan si se desean incluir como gráficos en algún documento, como se ha hecho para este documento, o emplear las opciones de exportación del propio programa que genera imágenes con formato PNG o JPG, ficheros de texto para su importación con Excel o programas equivalentes, informes en HTML o PDF, e incluso un formato de lectura para el Microsoft Project, programa de uso equivalente. Selecciona la opción Proyecto -> Exportar y pide que te genere un informe en HTML. Después, abre el fichero HTML que ha creado y comprueba el aspecto de la documentación que ha generado. Uno de los entregables finales del proyecto será el informe correspondiente en formato PDF, que naturalmente incluirá también las subtareas en las que has decidido descomponer la elaboración del segundo prototipo (tarea T2).