Con
este manual aprenderás varias cosas relacionadas con el uso de GanttProject,
que es una aplicación de ayuda a la gestión de proyectos. En particular,
aprenderás a:
1. Especificar las tareas en que se descompone un proyecto.
2. Asignar recursos a las tareas (en particular, asignar fechas de inicio
y final de cada tarea, y especificar qué miembro del grupo va a realizarla).
3. Establecer precedencias entre las tareas.
4. Generar informes relativos a la gestión del proyecto (diagrama de
Gantt, diagrama de recursos, diagrama PERT, etc.)
La
forma más cómoda de realizar esta la práctica es abrir una ventana en tu
ordenador que contenga este enunciado, de forma que puedas ir llevando a cabo
en el ordenador las operaciones que aquí se especifican.
GESTION DE PROYECTOS.
La
gestión de proyectos es el conjunto de tareas que hay que realizar para
garantizar que el proyecto se lleva acabo con los recursos previstos y con los
resultados esperados.
Las
tareas de gestión de proyectos son muy variadas y algunas muy complicadas. En
nuestro caso, nos centraremos en tareas muy simples pero esenciales para la
gestión de proyectos. Estas tareas son:
¨
Descomponer el
proyecto, en una serie de tareas y subtareas. Estas tareas
normalmente tendrán unas precedencias entre ellas, de forma que algunas tareas
no podrán empezar hasta que hayan acabado otras previas.
¨
Asignar recursos a
las tareas. En concreto, establecer las fechas de inicio y
final de cada tarea y especificar qué miembro o miembros del grupo deben
realizarla.
¨
Generar informes y
diagramas que reflejen las decisiones tomadas, y que
permitan realizar un seguimiento efectivo del proyecto.
INSTALACION.
Para
instalar el programa se accede a la página principal de la web del programa: http://ganttproject.biz/download.php
El
programa puede instalarse para ser empleado desde sistemas Windows, Linux, Mac
u otros, en los que esté disponible una versión del entorno de ejecución Java.
Para
la ejecución del programa por lo tanto es necesario que la máquina virtual de
Java este instalada en el sistema operativo que utilicemos. En caso de no estar
disponible, se puede descargar e instalar de la siguiente dirección: http://java.com/download/
Ya
que esta todo listo y el programa ya se instalo, al abrir GanttProjecto
tendremos esta vista:
Para
empezar a crear nuestro proyecto damos clic sobre “Archivo” y “crear nuevo” o
lo podemos hacer con la combinación de teclas “Ctrl+n”
A
continuación nos aparecerá una ventana donde realizaremos 3 pasos con la
información de nuestro proyecto introduciremos los datos generales del
proyecto, nombre, organización entre otras.
Paso 1:
Paso 2:
Incluye
el uso de plantillas predefinidas con algunos aspectos como el tipo de
integrantes del equipo desarrollador del proyecto (indefinido y encargado de
proyecto para proyectos genéricos, o bien,
desarrollador, documentador, encargado de pruebas, diseñador gráfico,
etc… para proyectos de desarrollo de software). Seleccionamos ambas opciones:
Finalmente
debemos fijar los festivos en los que se supone que no vamos a trabajar.
Escogemos los sábados y domingos, así como las festividades asociadas a el
lugar donde trabajaremos:
El
paso siguiente seria definir las tareas.
En
caso de que el proyecto fuera de un cajero cinema la definición de tareas seria
algo como esto:
En
este ejemplo por lo tanto tenemos tareas principales (primer y segundo
prototipo). La primera tarea la hemos descompuesto en 5 subtareas. La segunda
tarea de momento no la descomponemos en subtareas.
Para
crear una tarea en Gantt Project, basta con pulsar en el menú general sobre
“Tarea”- “Nueva tarea”.
Repetimos la misma operación para todas las
tareas, pero añadiendo la numeración de tareas, para mantener el formato.
Si se deseara incluir una nueva tarea entre dos,
basta con colocarse sobre la tarea anterior y solicitar “Nueva Tarea”, con lo
que la nueva tarea se insertaría a continuación.
Ahora indicaremos que algunas tareas son
realmente subtareas de una principal. Para ello, basta situarse sobre una
subtarea y pulsar sobre el iconoÞ. Con ello estaremos
“intentando” la tarea, que equivale a decir que es una subtarea de la anterior.
Observa que la barra correspondiente a la tarea 1
en el calendario de la derecha ha dejado de ser azul para convertirse en una
“llave”. Esto se debe a que ha dejado de ser una tarea para convertirse en un
bloque que abarca a sus subtareas.
DISTRIBUCION DE TAREAS EN EL CALENDARIO.
Hasta ahora nos hemos limitado a crear una lista
con las tareas. Es por ello que el programa las sitúa por defecto con inicio en
su día de creación y duración total de un día.
Siguiendo con el ejemplo del cajero cinema la
tabla siguiente indica cuándo (en qué sesión) deben estar finalizadas cada una
de las tareas y subtareas, de acuerdo con la planificación del proyecto del
cajero cinema. Consulta el calendario de sesiones de tu grupo de Introducción a
las Computadoras, para identificar las fechas concretas de cada una de las
sesiones que aparecen en la tabla.
Como ejemplo, supondremos que las fechas de las
sesiones que marcan el inicio o fin de las subtareas del primer prototipo son:
¨
S11
30 de noviembre
¨
S12
14 de diciembre
¨
S13
21 de diciembre
¨
S15
18 de enero
Así, para la subtarea T1.1 escogeremos como fecha
de inicio el 30 de noviembre y fecha de fin el 14 de diciembre. Para modificar
las fechas de inicio y fin de tarea (o para modificar otras propiedades de la
tarea), seleccionamos la tarea, colocándonos sobre su nombre y accedemos al
menú “Tarea” - “Propiedades de la tarea”, o bien también podemos seleccionarlo
empleando el botón secundario del ratón sobre la tarea en cuestión. Si haces
esto con la subtarea T1.1, verás una imagen como la siguiente:
Observa que en esta ventana se pueden asignar las
fechas de la tarea, ya sea mediante el inicio y fin, o también indicando la
duración (10, en días). Se pueden asignar prioridades y progreso de la tarea,
de lo cual prescindiremos, así como de las pestañas “Antecesores” y “Columnas
personalizadas”, que exceden las pretensiones de este documento. La pestaña
“Editar Notas” es tan simple como un simple espacio para incluir cualquier tipo
de observaciones asociadas a la tarea (por ejemplo, “a realizar en casa del
cliente”, o “seguir las instrucciones contenidas en el manual”).
Modifica ahora las fechas de inicio y final de la
tarea T1.1, y de todas las demás. Como resultado, debes obtener una
distribución como la que muestra la imagen siguiente:
El diagrama temporal que aparece a la derecha te
muestra cómo se distribuyen las tareas y subtareas a lo largo del tiempo.
Tareas
vinculadas y diagrama de Gantt.
Normalmente ocurrirá que algunas tareas del
proyecto no pueden iniciarse hasta que no hayan acabado otras. Puede existir,
por tanto, una relación de precedencias entre tareas. Por ejemplo, la tarea
T1.1 debe acabarse antes de iniciar las tareas T1.2, T1.3 y T1.4, y estas tres
tareas deben acabarse antes de iniciar la tarea T1.5.
Para establecer estas vinculaciones haz lo
siguiente. Abre la ventana de propiedades de la tarea T1.2, y selecciona la
pestaña de antecesores. Esa opción te permitirá seleccionar la tarea T1.1 como
antecesora, tal y como muestra la imagen siguiente:
Repite esto con todas las tareas que sean
necesarias y el resultado final será parecido más o menos como en la siguiente
imagen:
El diagrama que se muestra a la derecha, muestra
la distribución temporal de las tareas, con indicación de las precedencias, se
llama Diagrama de Gantt.
Asignación
de las tareas al equipo de trabajo
Finalmente veremos cómo asignar recursos a las
diferentes tareas (por ejemplo, quién va a hacer cada tarea). El procedimiento
es muy similar al de generación de nuevas tareas.
Para crear un nuevo recurso, basta con pulsar en
el menú general sobre “Recurso”- “Nuevo recurso” .
Como se ve, crear un nuevo recurso consiste,
básicamente, en incluir los datos del mismo, incluyendo la función que va a
desempeñar (de entre una serie de roles predefinidos). En este caso lo más
apropiado parece ser designar a todos los miembros del equipo como
“Desarrollador”. Obsérvese que para proyectos más complejos, el trabajo puede
ser más especializado y podrían designarse miembros del equipo que cubrieran
exclusivamente las tareas de validación (“Encargado de pruebas”), de
documentación (“Documentador”), etc.
Desde esta sencilla ficha también se puede
señalar los días libres de que dispondrá cada miembro del equipo como, por
ejemplo, el período de Navidad (del 24 de diciembre al 6 de enero). Esta
previsión permite planificar cómo cubrir determinadas tareas del proyecto
cuando algunos miembros del equipo están de vacaciones o no disponibles, lo
cual no necesariamente es siempre lo mismo para todos. Introduce de esta forma
los datos de los tres (o cuatro) miembros del equipo.
Finalmente, para asociar cada recurso a las
diferentes tareas, debemos volver al modo Gantt, pulsando sobre la pestaña
correspondiente localizada justo bajo el conjunto de iconos.
Seleccionamos una tarea cualquiera, colocándonos
sobre su nombre y accedemos al menú de propiedades. La pestaña “Recursos” de
ese menú nos permite asociar miembros del equipo a la tarea. Por ejemplo,
probablemente la tarea T1.1 la haréis todos juntos. Por tanto, asignaremos a
esta tarea el recurso todos.
Debe repetirse lo mismo para el resto de las
tareas. Asigna arbitrariamente las tareas T1.2, T1.3 y T1.4 a cada miembro del
grupo, y la tarea T1.5 a todos. Ya modificaréis esta asignación en el momento
que repartirás el trabajo. Una vez finalizada la asignación, si observamos el
diagrama de recursos resultante, debiera ser algo similar a esto:
Cada barra azul que sigue a cada tarea sitúa en
el diagrama temporal (de semanas del año) el momento en que debe realizarse.
Los huecos que aparecen semana a semana se corresponden con los fines de semana
(recuerda que hemos dicho que no trabajaremos esos días). La barra azul que
sigue al nombre de cada miembro del equipo muestra su ocupación a lo largo del
tiempo. El diagrama también nos indica qué tarea es la que realiza cada miembro
del grupo. Supón ahora que el equipo decide que hay que realizar una subtarea
que no se había previsto (la subtarea T1.6), y que consiste en documentar el
proyecto.
La marca en rojo indica que durante un periodo de
tiempo se tiene que hacer dos cosas al mismo tiempo. Es decir, durante ese
periodo, si se hace la tarea T1.2 no puede hacer la T1.6, a menos que reparta
el tiempo entre esas dos tareas. Para establecer ese reparto de tiempo, vamos a
la pestaña en que se asignan recursos a las tareas T1.2 y T1.6, e indicamos que
se dedicará el 50% del tiempo a cada tarea.
Si ahora volvemos a mostrar el diagrama de
recursos, veremos algo así:
Diagrama PERT del proyecto
Otro diagrama de utilidad es el diagrama de PERT
que se obtiene en la pestaña Ver del menú principal. Un diagrama de PERT para
el proyecto que estamos especificando tiene este aspecto siguiente.
A lo largo de la ejecución del proyecto es
posible que algunas tareas queden incompletas, se realicen mal o, simplemente,
ni se lleguen a iniciar. En algunos casos, tales incidencias no afectan a la
finalización del proyecto, aunque puedan afectar a su calidad, documentación o
robustez. En otras ocasiones, el incumplimiento de determinadas tareas conlleva
el fracaso del proyecto. El diagrama PERT se suele emplear para visualizar de
forma rápida lo que se conoce como el camino crítico del proyecto, aquel que si
es interrumpido en algún punto provoca que el proyecto no alcance sus
objetivos.
Documentación del proyecto
Una vez finalizada la creación del proyecto, éste
puede resumirse en su diagramas de Gantt y de recursos, que pueden enviarse
directamente a la impresora, ser capturados mediante las teclas Alt + ImpPan si
se desean incluir como gráficos en algún documento, como se ha hecho para este
documento, o emplear las opciones de exportación del propio programa que genera
imágenes con formato PNG o JPG, ficheros de texto para su importación con Excel
o programas equivalentes, informes en HTML o PDF, e incluso un formato de
lectura para el Microsoft Project, programa de uso equivalente. Selecciona la
opción Proyecto -> Exportar y pide que te genere un informe en HTML.
Después, abre el fichero HTML que ha creado y comprueba el aspecto de la
documentación que ha generado. Uno de los entregables finales del proyecto será
el informe correspondiente en formato PDF, que naturalmente incluirá también
las subtareas en las que has decidido descomponer la elaboración del segundo
prototipo (tarea T2).
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